Jeśli prowadzisz firmę w Białymstoku, dokumenty to Twoja tarcza. Bez nich nie rozliczysz podatków, nie obronisz kosztów i nie przejdziesz spokojnie przez kontrolę. Dobra wiadomość: da się to ogarnąć prosto, jeśli wiesz, co zbierać i jak to porządkować.
Dokumenty księgowe i ewidencje podatkowe
Podstawą są dowody księgowe. To one pokazują, skąd wzięły się przychody i koszty.
Najczęściej spotkasz:
- faktury sprzedaży i zakupu,
- rachunki, paragony (gdy mogą być kosztem),
- umowy, protokoły odbioru, potwierdzenia przelewów,
- dokumenty magazynowe (jeśli dotyczą Twojej działalności).
Do tego dochodzą ewidencje, zależne od formy rozliczeń:
- KPiR (podatkowa księga przychodów i rozchodów) albo księgi rachunkowe przy pełnej księgowości,
- ewidencja przychodów przy ryczałcie,
- rejestry VAT i pliki JPK (gdy jesteś podatnikiem VAT).
Jeśli chcesz to uporządkować bez nerwów, dobrym rozwiązaniem jest stałe prowadzenie księgowości, w Białymstoku, w biurze rachunkowym, które pilnuje terminów i kompletności dokumentów.
Majątek firmy: środki trwałe i wyposażenie
Gdy kupujesz rzeczy „na firmę”, często musisz prowadzić dodatkowe zestawienia.
Najważniejsze to:
- ewidencja środków trwałych (np. sprzęt, samochód, maszyny),
- ewidencja wartości niematerialnych i prawnych (np. licencje, oprogramowanie),
- wykaz wyposażenia (gdy ma zastosowanie w Twoim rozliczeniu).
W tych ewidencjach liczą się daty, wartości, stawki amortyzacji oraz moment przyjęcia do używania. Błąd w tym miejscu potrafi zepsuć koszty na wiele miesięcy.
Kadry i płace: dokumenty pracodawcy
Zatrudniasz choć jedną osobę? Wtedy wchodzą obowiązki pracodawcy.
W dokumentacji kadrowo-płacowej zwykle są:
- akta osobowe pracownika,
- umowy i aneksy,
- ewidencja czasu pracy, wnioski urlopowe, zwolnienia,
- listy płac, rachunki do umów cywilnoprawnych,
- zgłoszenia i rozliczenia ZUS, deklaracje podatkowe pracodawcy.
Tu liczy się poufność i porządek. Wiele firm zleca te elementy razem z księgowością, żeby mieć jedną, spójną obsługę.
Jak długo przechowywać dokumenty?
Dokumenty podatkowe przechowuje się co do zasady przez okres związany z przedawnieniem zobowiązania podatkowego (najczęściej to 5 lat, licząc od końca roku, w którym minął termin płatności podatku). Dokumentacja pracownicza ma odrębne zasady i zwykle wymaga dłuższego przechowywania.
Warto przyjąć prostą regułę: nie wyrzucaj niczego „na oko”. Ustal daty archiwizacji i trzymaj je w jednym miejscu, w papierze albo cyfrowo.
Podsumowanie
Lista dokumentów przedsiębiorcy nie musi przytłaczać. Trzymaj porządek w dowodach księgowych, prowadź wymagane ewidencje, a przy zatrudnianiu dbaj o komplet kadr i płac. Jeśli zależy Ci na spokoju i czasie, przeniesienie tych obowiązków do biura rachunkowego pozwala skupić się na sprzedaży i rozwoju firmy.
